Deze verklaring geldt voor peno1.be (studenten) en admin.peno1.be (begeleiders): het platform waarop je voor het vak P&O 1 opdrachten bekijkt, indient en feedback krijgt. We gebruiken je gegevens enkel om het vak te organiseren, en niet meer dan daarvoor nodig is.
Wie is verantwoordelijk
KU Leuven is verantwoordelijk voor de verwerking (de ‘verwerkingsverantwoordelijke’). Het platform wordt in opdracht van KU Leuven beheerd door het begeleidingsteam van het vak P&O 1 (Probleemoplossen en Ontwerpen, Faculteit Ingenieurswetenschappen).
- Vragen over dit platform of over je gegevens: kathleen.geraedts@kuleuven.be.
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van KU Leuven: privacy@kuleuven.be.
Welke gegevens
De begeleiders laden de studentenlijst van het vak op. Daarna komt er alleen bij wat jij of je begeleiders op het platform doen.
- Wie je bent: voornaam, achternaam, r-nummer, KU Leuven-studentenmail en academiejaar.
- Je plaats in het vak: je groep en je sessie (bv. “Reeks 3 · maandag voormiddag”).
- Wat je indient: de bestanden zelf, de originele bestandsnaam, het tijdstip, of het te laat was, de status, je score en het resultaat per onderdeel, en de opmerking en naam van de begeleider die het beoordeelde.
- Je persoonlijke Excel-opgave: een kenmerk waarmee je eigen variant van de opgave berekend wordt (afgeleid van je r-nummer) en het tijdstip waarop je ze downloadde.
- Inloggen: het tijdstip van je laatste login en wanneer je je meldingen laatst bekeek. Van de inlogcode bewaren we enkel een onomkeerbare controlewaarde, nooit de code zelf. Om misbruik tegen te gaan, tellen we pogingen per e-mailadres en per IP-adres.
- Toegangslogboek: wie wat deed en wanneer, bv. inloggen, uitloggen, een beoordeling of een wijziging in de groepsindeling. Bij een geblokkeerde inlogpoging staat daar ook het IP-adres bij.
Van begeleiders bewaren we e-mailadres, naam, rol, laatste login en hun acties in het toegangslogboek.
We vragen geen gevoelige gegevens (zoals gezondheid of afkomst) en we volgen niet wat je op andere websites doet.
Waarvoor en op welke rechtsgrond
- Het vak organiseren: inloggen, opdrachten en bijlagen tonen, groepen en sessies indelen, aankondigingen en meldingen.
- Je werk ontvangen, nakijken en feedback geven, en de resultaten opvolgen.
- Fraude vermijden: elke student krijgt een eigen Excel-opgave, zodat het platform een bestand van iemand anders herkent.
- Het platform beveiligen: inlogpogingen beperken en bijhouden wie wat deed.
De rechtsgrond is de taak van algemeen belang van KU Leuven als universiteit: onderwijs organiseren en studenten evalueren (artikel 6, lid 1, e van de AVG). We vragen daarom geen toestemming; je kan wel altijd bezwaar maken (zie Je rechten).
Je Excel-indiening wordt automatisch nagekeken. Denk je dat de beoordeling niet klopt, mail dan kathleen.geraedts@kuleuven.be: een begeleider bekijkt je indiening en kan de beoordeling aanpassen. We gebruiken je gegevens niet voor profilering of reclame.
Wie ziet je gegevens
- De begeleiders van P&O 1 (titularis, assistenten en begeleiders) via het begeleidersportaal. Alleen zij hebben een account op admin.peno1.be.
- Je groepsgenoten zien enkel je voornaam en achternaam. Andere studenten zien niets van jou: geen e-mail, geen r-nummer, geen indieningen.
Twee bedrijven verwerken gegevens in opdracht van KU Leuven (‘verwerkers’), enkel om het platform te laten werken:
- Hetzner Online GmbH (Duitsland): de server en de opslag staan in een datacenter in de EU.
- Mailjet (Sinch Mailjet SAS, Parijs; datacenters in de EU): verstuurt de mail met je inlogcode en krijgt daarvoor je e-mailadres en de code.
Je gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie, niet verkocht en niet gedeeld met andere partijen.
Hoe lang bewaren we ze
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inlogcodes (enkel de controlewaarde) | gewist zodra ze gebruikt of verlopen zijn, uiterlijk na 1 dag |
| Inlogpogingen (e-mail- of IP-adres) | meestal na 2 dagen gewist, uiterlijk na 30 dagen |
| Toegangslogboek | 2 jaar; wordt je account verwijderd, dan vervangen we je naam, e-mail en r-nummer erin door “verwijderd” |
| Technische verwerkingsgegevens | 30 dagen |
| Je account, groep, indieningen, bestanden en scores | tot het einde van het academiejaar en de afhandeling van eventuele beroeps- of fraudeprocedures; uiterlijk op 31 december na het einde van het academiejaar verwijderd |
| Back-ups van de server | maximaal 30 dagen |
Het platform wist de gegevens met een korte termijn automatisch, elke dag. Na het academiejaar verwijderen de begeleiders de studenten, indieningen en bestanden van dat jaar.
Beveiliging
- Inloggen gaat met een eenmalige code per mail (geldig 10 minuten), zonder wachtwoord.
- Alle verkeer loopt over een versleutelde verbinding (https).
- Begeleiders zien enkel wat ze nodig hebben, en elke belangrijke actie komt in het toegangslogboek.
- Het platform krijgt zelf enkel de rechten die het nodig heeft; back-ups zijn afgeschermd.
Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen (inclusief je ingediende bestanden);
- onjuiste gegevens te laten verbeteren, bv. een fout in je naam;
- je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet meer nodig hebben voor je evaluatie in het vak;
- bezwaar te maken tegen de verwerking, of te vragen ze te beperken.
Hoe? Mail kathleen.geraedts@kuleuven.be vanaf je KU Leuven-adres en zeg wat je wil. We antwoorden binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan kan je terecht bij de DPO van KU Leuven: privacy@kuleuven.be.
Klacht
Vind je dat we niet correct met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be. We horen het wel graag eerst van jou, zodat we het kunnen oplossen.
Cookies
We gebruiken één functionele cookie: de sessiecookie die onthoudt dat je ingelogd bent (30 dagen, of tot je uitlogt). Zonder die cookie kan je niet inloggen; daarom vragen we er geen toestemming voor. Er zijn geen analyse-, reclame- of trackingcookies en geen inhoud van andere websites.
Wijzigingen
Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat aan de datum hieronder. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je ook via een aankondiging op het platform weten.
Versie van 9 oktober 2026.